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电子招投标案例Typical Cases

2015年05月07日中石油石化公司物资采购招投标管理平台案例

概述

       该公司石化招投标管理中心成立于2011年3月,对公司工程、物资、服务招投标活动归口管理和实施,招投标管理中心通过加强机构建设、规范管理、创新招标模式,成为集团公司8家甲级招标代理机构之一,每年物资采购招标800多项,招标工作强度大,任务重。建立网上招投标系统。可以为中心提供一个强大的信息化工作平台,帮助招投标管理中心全面实现数字化运行和管理,由工作平台分担并消化中心人员繁重的工作负荷,并辅助中心人员顺畅完成各项招标工作和管理工作。

 

 


项目运行情况

该石化物资采购电子招投标管理平台从2013年1月启动,依次完成项目论证、需求调研、方案设计、系统开发、项目实施各阶段,2013年8月开始运行,系统运行正常平稳。

项目论证阶段:2013年1月:招投标管理中心提出了系统建立的初步设想。

 

需求调研阶段:2013年3月,北京微昂派驻需求分析人员进驻招投标管理中心进行业务调研。完成对供应商、采购办、业务员、计划员、招投标管理中心领导、评标专家、监管人员等角色的业务调研和分析,各方人员对招投标管理中心业务进行了全面细致梳理, 2013年5月,北京微昂向招投标管理中心提交详细设计方案和系统设计原型,并确定技术路线,完成系统平台设计和开发,并完成系统UI设计。

 

系统开发阶段:2013年5月,需求确认完成后,北京微昂启动系统开发,过程中与招标管理中心进行了多轮充分交流,于2013年7月,完成系统开发。

 

项目实施阶段:系统内部运行从2013-07-15至2013-07-26。招投标管理中心安排工作人员,分别对询价采购、单一来源、竞争性谈判、协议供货、公开招标等采购方式进行两轮模拟运行,提出改进意见。2013-08-06对物供处计划员进行系统培训。三方就系统进行讨论,用户部门对系统提出了进一步改进意见,北京微昂对系统改进意见进行分析和处理。

 

项目运行阶段:2013年8月开始进入运行阶段。在物供处、评标专家、供应商、监管人员等各方全力配合下,系统上线运行正常。经过两个月运行,系统运行稳定,满足招投标管理中心业务运行及管理要求,各项指标符合要求。

 

效益分析

该物资采购招标中心在应用电子招投标软件系统后,治理了物资采购领域尤其是在招标投标活动中存在的突出问题,实现公开、公平、公正、合理、择优招标,为集团、企业节约了大量资金和能源,具有绿色、环保、节能、低碳等特点。

 

社会效益

项目投用后,实现了招投标全程电子化、文件标准化、开评标远程化和监管网络化,保证电子招投标各环节的公开、公平、公正原则的贯彻落实,提高交易透明度、节约资源和交易成本,并利用技术手段防止弄虚作假、暗箱操作、围标串标、限制排斥潜在投标人等问题发生,促进了企业招投标市场的健康发展。主要体现在以下几方面:

一是提高行政部门的监管力度。

二是提高招投标市场运行效率。

三是为有效控制投资,防范风险提供了手段。

四是提供强有力的数字化分析手段。

 

经济效益

       项目投用后, 通过细化供应商经营产品分类,与采购物资分类进行匹配。当采购某种物资时,能够通过匹配信息及时通过短信或消息通知合适的供应商。以便供应商可以准确获取和其相关的招标公告及招标文件,也可扩大竞争,使所采购的物资价格更加合理,有效节约采购活动中的办公成本和采购成本。同时招标文件以及投标文件转变成电子化文档,节约采购成本以及投标成本。主要体现在以下几方面:

       一是节约成本,绿色环保。大量节约纸张、打印及包装耗材以及传送标书所需的交通工具的能源消耗。该石化招投标中心每年处理约800个左右的物资采购项目,在系统上线后,在采用电子标书后,将直接降低投标直接成本30%至70%。每年仅制作标书、运输标书等为集团、企业节约资金200至500万元,减少了污染和浪费;

       二是过程高效,降低社会运行成本。以往项目较大的清单招标工程采用人工编写招标文件需要两至三天,现在通过电子化招标投标,在提高评标质量的同时,可以在半天内结束,评标效率提高6至8倍节约了大量的人力、物力。

       三是分析招投标数据,实现物资价格预测。系统上线后,经过积累,能够分析出同类物资以往中标价,评标专家可以依据历史记录,对当前或是未来物资价格进行预测,不需要再从市场上进行价格咨询。

 

使用情况总结

实现网络化办公和办公自动化

系统实现从“物质供应中心委托单的创建→委托单内部审批→招标中心委托单接收并审批→招标任务下达→招标计划编写→发布招标文件编写发放→供应商在线投标→在线开标→辅助评标→招投标过程监管→合同管理→数字档案”整个物资采购全生命周期管理,全面实现业务流程和数据流转,进而实现无纸化办公。

 

加强物资采购过程监控,掌控物资采购项目进程

监管人员可以实时了解招标中心在招投标全过程情况,包括招标公告、招标文件、澄清答疑等过程的详细信息;在开标中的供应商投标文件、打分情况、评标报告等信息;在定标阶段的中标通知书、中标公告等信息;可实时并且非常直观的掌控各招标项目的进度情况。

 

降低劳动强度,提高工作效率

项目投用后,规范的招投标流程、灵活多变的统计分析,消息通知预警提示等将传统难题得以解决,例如:招标文件模板繁多,不规范,相同的信息往往需要多次重复填写,提交的材料需要多次重复提交,围标、串标现象比较严重,不易控制。招投标过程档案归档难、存档占用的空间大、不易检索、查询。各种统计分析难度大,耗时费力等问题均得以解决,大大降低了工作人员的劳动强度。

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